Как упорядочить в экселе числа по возрастанию. Возможности сортировки данных в Excel списком. Установка фильтра по дате и формату
Добрый день, сегодня мы поговорим о таком распространенном инструменте как сортировка данных в Excel. Сам инструмент находится на вкладке "Данные"
Но для удобства пользователей быстрая сортировка вынесена на вкладку "Главная" и в контекстное меню.
Какие же возможности предоставляет сортировка:
- Сортировка по возрастанию и убыванию.
Это быстрый и простой способ сортировки, для ее работы достаточно встать в любое место таблицы, и выбрать из контекстного меню нужный пункт и таблица отсортируется по тому столбцу, где находится выделенная ячейка.
- По цвету ячейки или шрифта
В связи с появившимися возможностями выделения текста появилась и возможность сортировать таблицу согласно шрифту и цвету ячейки. Кстати, сразу скажу, что в контекстном меню слово "выделенный" - имеется в виду тот шрифт или цвет, который принадлежит выделенной ячейке, а не просто отличающийся от других шрифт или цвет. Например, если у вас в столбце есть ячейки с красным цветом и обычные, не форматированные ячейки с черным цветом, который автоматически задается при открытии книги. Если вы встанете на ячейку с неформатированным текстом и нажмете команду "Сортировка с выделенным шрифтом", ничего не произойдет. Причем это относится только к цвету текста или ячейки, жирный или наклонный текст к рассмотрению не принимаются.
- Сортировка по нескольким столбцам.
Одно из новшеств 2007-го Экселя в том, раньше можно было сортировать не более чем по трем столбцам, теперь же их более чем достаточно. Смысл в том, что вы можете сортировать данные сразу по двум критериям. Например, у вас есть таблица с именами баскетбольной команды, их очками, подборами и передачами. Вы сможете отсортировать сначала по имени, потом по очкам и увидите, кто из, скажем, Антонов в вашей команде забивает больше всех очков.
Алгоритм команды: Данные/Сортировка/Добавить уровень.
- По вашему произвольному порядку
Пользовательский список можно импортировать через параметры Office. Для этого создайте список, выделите диапазон, потом Кнопка Office/Параметры Excel/Изменить списки/Импорт. Если же список невелик, то можно его вручную забить при сортировке Данные/Сортировка/(при этом сортировка поля должна быть по значению, а не по цвету или шрифту)/Порядок/Настраиваемый список.
Сортировка данных в Excel весьма полезный инструмент, улучшающий восприятие представленной информации. Прежде, чем перейти к разбору интерфейса, разберем порядок сортировки приложения:
- Первыми идут цифры от меньшего к большему;
- Затем идут специальные символы ($, %, * и т.д.);
- За ними следуют знаки препинания;
- Далее начинаются алфавиты, сначала английский, затем русский. Также не учитывается регистр, т.е. заглавные и прописные буквы равны друг другу (А=а).
Для того чтобы выполнить упорядочивание, пройдите на вкладку «Данные» и выберите раздел «Сортировка и фильтр». Для сортировки предназначено 3 значка:
Сортировка по возрастанию (от А до Я), по убыванию (от Я до А) и значок сортировки для задания условий по нескольким столбцам одновременно.
Рассмотрим все пункты подробнее.
Для того чтобы в эксель отсортировать диапазон ячеек, предварительно выделите его, затем кликните по необходимому значку. Учтите, что самая верхняя ячейка в выделенном диапазоне будет воспринята как шапка таблицы, т.е. отсортирована не будет и останется на прежнем месте. Также, если рядом с выделенным диапазоном имеются другие заполненные ячейки, то программой будет выведено следующее окно:
Если Вами будет выбран первый вариант, то строки таблицы сохранят свою целостность. Если второй, то данные вне диапазона сортировки останутся нетронутыми. На рисунках приведены результаты до и после сортировки для двух вариантов.
Исходное состояние:
Установка порядка первого столбца таблицы при выборе первого варианта:
Как видно строки сохранили свою целостность, и имена по-прежнему соответствуют своим фамилиям.
Те же самые действия, но при выборе второго варианта:
Сортировка также произведена по первому столбцу, за исключением того, что второй столбец не сместился относительно отсортированных ячеек.
Выбирайте сразу необходимый диапазон для сортировки, чтобы Excel не предлагал Вам автоматически его расширить. Столбец, с которого Вы начнете выделение диапазона, будет являться столбцом для условий сортировки.
Если возникла необходимость задать порядок по нескольким столбцам, то в этом поможет значок «Сортировка», который уже упоминался. Выделите диапазон, который необходимо упорядочить. В данном случае неважно, с какого столбца он начнет выделяться, т.к. условия и столбцы будут задаваться вручную. Для примера будем использовать следующую таблицу:
Мы специально будем использовать такие данные, чтобы наглядно отобразить, как Excel осуществляет сортировку.
Выделите диапазон нашей таблицы и кликните по значку "Сорировка". Появится следующее окно:
Изначально первый уровень сортировки уже добавлен. В выпадающем списке выберите нужный столбец. В качестве его названия служит верхняя («шапка»).
В следующем выпадающем списке можно выбрать, по каким параметрам сортировать диапазон. Например, если Вы использовали заливку для ячеек или меняли цвет шрифта, то возможно задать порядок по данным параметрам.
Следующий выпадающий список задает порядок: по возрастанию, по убыванию и т.п.
Для добавления второго и последующих столбцов для сортировки воспользуйтесь кнопкой «Добавить уровень» и задайте для него параметры.
Для нашего примера используем трехуровневую сортировку. Для первого уровня зададим сортировку по «Столбец1», порядок «От Я до А». Для второго уровня зададим сортировку по «Столбец2», порядок «По возрастанию». Для третьего уровня по «Столбец3», порядок «По убыванию». Параметры для сортировки везде «значения».
Рассмотрим получившийся результат:
Сначала сортировка прошла по первому столбцу (первый уровень), выделив данные в определенные поддиапазоны (в красной рамке). Далее происходит сортировка второго уровня, но данные сортируются только в пределах определенных первым уровнем поддиапазонов. Отсортировав второй уровень, вновь определяются поддиапазоны (в синей рамке). Затем сортировка происходит по третьему уровню по такому же алгоритму.
Таким образом, можно задавать сортировку в Excel по значительному количеству столбцов.
Также в окне сортировки можно задавать различные параметры:
- Поставив флажок на поле «Мои данные содержать заголовки», программа учтет, что верхние ячейки диапазонов упорядочивать не нужно;
- Нажав кнопку «Параметры» Вы получите окно, в котором можно задать:
- Возможность учета регистра (заглавные символы имеют больший порядковый номер по сравнению с прописными);
- Выбрать сортировку по строкам или по столбцам.
Сортировка данных в Excel – инструмент для представления информации в удобном для пользователя виде.
Числовые значения можно отсортировать по возрастанию и убыванию, текстовые – по алфавиту и в обратном порядке. Доступны варианты – по цвету и шрифту, в произвольном порядке, по нескольким условиям. Сортируются столбцы и строки.
Порядок сортировки в Excel
Существует два способа открыть меню сортировки:
Часто используемые методы сортировки представлены одной кнопкой на панели задач:
Сортировка таблицы по отдельному столбцу:
Если выделить всю таблицу и выполнить сортировку, то отсортируется первый столбец. Данные в строках станут в соответствии с положением значений в первом столбце.
Сортировка по цвету ячейки и по шрифту
Программа Excel предоставляет пользователю богатые возможности форматирования. Следовательно, можно оперировать разными форматами.
Сделаем в учебной таблице столбец «Итог» и «зальем» ячейки со значениями разными оттенками. Выполним сортировку по цвету:
Программа отсортировала ячейки по акцентам. Пользователь может самостоятельно выбрать порядок сортировки цвета. Для этого в списке возможностей инструмента выбираем «Настраиваемую сортировку».
В открывшемся окне вводим необходимые параметры:
Здесь можно выбрать порядок представления разных по цвету ячеек.
По такому же принципу сортируются данные по шрифту.
Сортировка в Excel по нескольким столбцам
Как задать порядок вторичной сортировки в Excel? Для решения этой задачи нужно задать несколько условий сортировки.
Программа позволяет добавить сразу несколько критериев чтобы выполнить сортировку в особом порядке.
Сортировка строк в Excel
По умолчанию сортируются данные по столбцам. Как осуществить сортировку по строкам в Excel:
Таким образом выполняется сортировка таблицы в Excel по нескольким параметрам.
Случайная сортировка в Excel
Встроенные параметры сортировки не позволяют расположить данные в столбце случайным образом. С этой задачей справится функция СЛЧИС.
Например, нужно расположить в случайном порядке набор неких чисел.
Ставим курсор в соседнюю ячейку (слева-справа, не важно). В строку формул вводим СЛЧИС(). Жмем Enter. Копируем формулу на весь столбец – получаем набор случайных чисел.
Теперь отсортируем полученный столбец по возрастанию /убыванию – значения в исходном диапазоне автоматически расположатся в случайном порядке.
Динамическая сортировка таблицы в MS Excel
Если применить к таблице стандартную сортировку, то при изменении данных она не будет актуальной. Нужно сделать так, чтобы значения сортировались автоматически. Используем формулы.
Если необходимо сделать динамическую сортировку по убыванию, используем функцию НАИБОЛЬШИЙ.
Для динамической сортировки текстовых значений понадобятся формулы массива.
Впоследствии при добавлении данных в таблицу процесс сортирования будет выполняться автоматически.
Инструкция
Существует несколько способов сортировки массива. Наиболее простая для алгоритмизации - «пузырьковая» сортировка, однако она же относится к самым медленным. Суть данного метода заключается в последовательном проходе по массиву данных и сравнении каждой пары элементов. Если нижестоящий элемент оказывается меньше предыдущего, производится обмен местами. Далее алгоритм начинается сначала. Пример кода сортировки на языке С:
int mаss ;
int el_min=10;
for (int i=0; ii; j--)
if (lеss(mаss [j], mаss ))
swаp(mаss [j], mаss );
}
Одним из оптимальных алгоритмов сортировки массива по возрастанию считается упорядочивание методом вставок. Суть алгоритма заключается в формировании заданной последовательности среди группы элементов (по возрастанию). Специальный обработчик в цикле проверяет массив на упорядоченность. Для сортировки по возрастанию задается следующее условие. Если последующий элемент меньше предыдущего, он изымается со своего места и помещается на то, которое соответствует его значению. Пример кода программы сортировки по возрастанию на языке С:
int Kol = 40;
int mаss , k;
for (int i = 1, j=0; i{
k = mаss [i]; // вспомогательная переменная для хранения элемента массива
j = i - 1;
while (k {
mаss = mаss [j];
j--;
if (j mаss = k;
}
}
Еще один из часто используемых методов сортировки – алгоритм упорядочивания через поиск минимального или максимального элемента в массиве. При сортировке по возрастанию в момент первого прохода по массиву находится его элемент с самым минимальным значением и помещается в начало массива. На его же место устанавливается элемент, занимавший ранее первую позицию. При дальнейшем рассмотрении массива заполненное место исключается. Ищется следующий минимальный элемент, помещается уже на второе место и т.д., пока весь массив не будет отсортирован. Код сортировки методом нахождения минимального элемента списка:
int mаss , bb;
int Kоl = 30, min, pоs;
for (int i = 0; i{
min = mаss [i];
pоs = i;
for (int j=0; j {
if (mаss [j] {
min = mаss [j];
pоs = j;
}
bb = mаss [i];
mаss [i] = mаss ;
mаss = bb;
}
}
Способы упорядочивания элементов массивов зависят от инструментов, которые имеются у вас в распоряжении. Ниже приведены несколько вариантов упорядочивания одномерных массивов при использовании наиболее распространенного серверного языка программирования PHP. Самостоятельно составлять функции для перебора элементов массива, их сравнения и присвоения новых значений при использовании этого языка не требуется - все это делают встроенные функции.
Инструкция
Используйте функцию sort(), если надо выстроить данные в массиве в порядке их возрастания. Например:$values = array(58, 15, 2.41, 26, 30);
sort($values);В результате применения изменится расположения данных в массиве - он станет таким: (2.41, 15, 26, 30, 58). Если в вызов функции добавить флаг SORT_STRING, то функция будет считать данные массива строковыми и выстраивать их по . Так как знак строковой переменной «2.41» в алфавите располагается дальше, чем первый знак строковой переменной «15», то после применения функции sort($values, SORT_STRING) переменные выстроятся иначе: (15, 2.41, 26, 30, 58).
Воспользуйтесь функцией rsort() при необходимости упорядочить массив в порядке убывания его значений. Эта функция отличается от описанной в первом шаге только порядком сортировки.
Применяйте функцию asort(), если необходимо упорядочить в порядке возрастания значения именованного (ассоциативного) массива, не изменяя при этом исходных соответствий между индексом и значением каждого элемента массива. Например:$values = array("one" => 58, "two" => 15, "three" => 2.41, "four" => 26, "five" => 30);
asort($values);В результате порядок следования элементов массива станет таким: ("three" => 2.41, "two" => 15, "four" => 26, "five" => 30, "one" => 58). В остальном действие этой функции не отличается от описанной в первом шаге функции sort. Для аналогичного упорядочивания элементов в порядке убывания используйте функцию arsort().
Excel позволяет анализировать данные по разным параметрам. Встроенный элемент анализа – сортировка. Чтобы элемент сработал, информация должна быть представлена в виде списка, оформленного определенным способом.
Данные в таблице распределены по строкам и столбцам. В столбцах – однотипные значения. Числа, даты, текст. Но не вперемешку. Сортировка не будет работать при наличии пустых строк либо столбцов.
Сортировка данных в Excel
В Excel можно упорядочить списки:
- по возрастанию;
- по убыванию;
- по заданным пользователем параметрам (по дням недели, месяцам и т.п.).
Отсортировать по возрастанию значит упорядочить данные:
- от 0 до 9;
- от А до Я;
- от A до Z.
По убыванию – в обратном порядке.
Чтобы вызвать пользовательский порядок сортировки, необходимо выполнить следующую последовательность: «данные» - «сортировка» - «порядок» - «настраиваемый список». Появляется меню такого вида.
Как отсортировать данные в таблице Excel по столбцу?
У нас есть учебная таблица со списком работников и окладом:
Отсортируем оклад по убыванию, от большего к меньшему. Выделяем нужный столбец – правая кнопка мыши – опция сортировка – от максимального значения к минимальному значению – ввод:
Диапазон сортировки расширяется автоматически. Получается так:
Как в Excel отсортировать по возрастанию?
Выделяем столбец – правая кнопка мыши – в этот раз указываем: от минимального значения к максимальному значению.
Результат:
Как сортировать по алфавиту в Excel?
Выделяем столбец с фамилиями – правая кнопка мыши – выбираем: настраиваемая сортировка.
«Сортировать по» - выбираем имя столбца, значения которого нужно отсортировать по алфавиту. У нас – «ФИО». В сортировке выбираем, на какие параметры будет ориентироваться инструмент. Это может быть цвет ячейки, шрифта, значок ячейки. В нашем примере – «значения» (анализ значений в ячейке). «Порядок» - от А до Я либо от Я до А. Сделаем прямой порядок. Жмем ОК.
Результат сортировки по алфавиту:
Как сделать сортировку по дате в Excel?
Исходные данные:
Нам нужно отсортировать товар по дате поступления на склад.
Порядок действий:
Проверить, чтобы в столбце с датами был правильный формат («Дата»). Выделяем столбец и сортируем от старых дат к новым (от новых к старым).
Выбираем от «старых к новым». Значения списка располагают в хронологическом порядке.
Отсортировать данные в диапазоне можно по дням недели, по месяцам. Для этого в меню «Настраиваемая сортировка» выбираем «Настраиваемый список».
Сортируем данные по смыслу
Допустим, информацию в таблице нужно распределить по должностям, воинским званиям, сертификатам, клиентам и товарам в зависимости от их важности для конкретного предприятия и т.д. Для этих целей предназначены пользовательские списки, которые можно составлять самостоятельно.
В меню «Настраиваемый список» выбираем новый список. Формируем иерархию любых объектов. Разделителями могут быть запятые либо клавиша «Ввод».
Когда иерархические объекты внесены, нажимаем «Добавить».
А вот результат сортировки учебной таблицы по должностям:
Сортировка данных по нескольким столбцам
Если нужно отсортировать информацию по разным условиям в разных столбцах, используется меню «Настраиваемый список». Там есть кнопка «Добавить уровень».
Данные в таблице будут отсортированы по нескольким параметрам. В одном столбце, например, по возрастанию. В другом («затем по…») – по алфавиту и т.д. В результате диапазон будет сформирован так, как задано сложной сортировкой.
Уровни можно добавлять, удалять, копировать, менять местами посредством кнопок «Вверх»-«Вниз».
Это самые простые способы сортировки данных в таблицах. Можно для этих целей применять формулы. Для этих целей подходят встроенные инструменты «НАИМЕНЬШИЙ», «СТРОКА», СЧЕТЕСЛИ».
