Alley inviaci una copia del messaggio. Il concetto di "copia nascosta", imparare a non fare cose stupide. Invio di troppe email private
Se ricevi un messaggio, ci sono diverse cose che puoi fare con i messaggi.
Per rispondere solo al mittente, seleziona Rispondere.
Per rispondere al mittente e a tutti gli altri destinatari nelle righe A e Cc, selezionare Rispondi a tutti.
Per inviare un messaggio a qualcuno che non si trova nel campo A o in una copia di riga, evidenziare inoltrare.
La risposta e l'inoltro dei messaggi è una delle attività più comuni in Microsoft Office Outlook 2007. Questa sezione contiene informazioni di base sulla risposta e l'inoltro dei messaggi. L'aiuto con la personalizzazione dei messaggi, come la modifica dello sfondo o l'aggiunta di allegati, è disponibile altrove.
In questo articolo
Rispondi al mittente
Nota:
Rispondi al mittente e a tutti i destinatari del messaggio
Puoi rispondere al mittente del messaggio e a tutti gli utenti specificati nei campi A cui e copia.
In molti casi, non è necessario includere tutti gli utenti nella risposta. Usa la funzione Rispondi a tutti con cautela, soprattutto se si dispone di un numero elevato di destinatari o mailing list. Se è necessario scrivere solo al mittente del messaggio, si consiglia di utilizzare il pulsante rispondere. Inoltre, puoi rimuovere i nomi di persone o mailing list che non hanno bisogno di leggere la risposta.
Consiglio: Se devi scrivere solo a uno dei destinatari, puoi eliminare gli altri. Per fare ciò, fai clic sul nome del destinatario nel campo A cui o copia(il nome verrà evidenziato) e premere il tasto CANC.
Nota: Per impostazione predefinita, quando si risponde a un messaggio di posta elettronica, il messaggio originale viene incluso nel corpo del messaggio. Vedere la sezione per modificare questa impostazione.
Inoltro di un messaggio
Consiglio: Se vuoi inoltrare più messaggi, seleziona il primo e, tenendo premuto il tasto CTRL, seleziona il resto dei messaggi, quindi fai clic su Inoltrare. Tutti i messaggi verranno inoltrati come allegati a un nuovo messaggio.
Se il messaggio è selezionato ma non aperto in una finestra separata. Sulla barra degli strumenti standard, fare clic sul pulsante Inoltrare.
Se il messaggio è aperto. Sulla scheda Messaggio in un gruppo Risposta premi il bottone Inoltrare.
Sulla scheda Opzioni in un gruppo campi scegliere oggetto Visualizza il campo "SK"..
Effettuare una delle seguenti operazioni:
Crea un messaggio.
In campo A cui inserire i nomi dei destinatari.
Nota: Nei campi A cui, copia e SC deve essere specificato almeno un destinatario di posta elettronica valido.
Per selezionare i nomi dei destinatari dall'elenco, premere il pulsante A cui, copia o SC.
Maggiori informazioni sui campi copia e SC
copia: una copia del messaggio verrà inviata a tutti i destinatari in questo campo del messaggio di Outlook. Allo stesso tempo, i loro nomi saranno visibili a tutti gli altri destinatari di questo messaggio.
SC: Il nome di questo campo è l'abbreviazione di Ccn. Tutti i destinatari specificati in questo campo del messaggio di posta elettronica riceveranno una copia del messaggio, ma i loro nomi non saranno visibili agli altri destinatari del messaggio. Se, durante la creazione di un nuovo messaggio, il campo SC non visualizzato, puoi aggiungerlo.
Fare clic sul pulsante Spedire.
Annulla l'inclusione automatica del messaggio originale
Risoluzione dei problemi del pulsante di invio mancante
In assenza di un comando Spedire impossibile inviare il messaggio. Questa sezione fornisce informazioni sulla ricerca di un comando Spedire, vengono elencate le possibili ragioni della sua assenza e le azioni per correggere questo problema.
Pulsante Spedire situato accanto ai campi A, Cc e Ccn.
Se un account di posta elettronica non è configurato in Outlook 2007, il comando Spedire non viene visualizzato e non è possibile inviare messaggi.
Nella maggior parte dei casi, Outlook 2007 viene utilizzato con un account di posta elettronica. Tuttavia, ci sono una serie di motivi per cui un account e-mail potrebbe non essere configurato:
Outlook 2007 è configurato senza supporto e-mail. In rari casi, Outlook 2007 può essere configurato per gestire solo contatti, attività o calendari.
La configurazione dell'account e-mail è stata interrotta. Quando hai avviato Outlook 2007 per la prima volta, la configurazione dell'account non è stata completata.
Il file di configurazione dell'account è danneggiato. Il danneggiamento del file di configurazione utilizzato per archiviare le informazioni di configurazione per un account di posta elettronica può comportare la mancata visualizzazione di un account di posta elettronica configurato in precedenza.
Nota:È possibile aprire un file di dati di Outlook denominato file delle cartelle personali (.pst), visualizzare i messaggi ricevuti e aprire la finestra di composizione del messaggio utilizzando i comandi Creare, rispondere, Rispondi a tutti o Inoltrare. Tuttavia, se non è configurato alcun account e-mail, il pulsante Spedire non verrà visualizzato.
Verifica dell'esistenza dell'account
Innanzitutto, assicurati che il tuo account di posta elettronica sia impostato.
Se in lista Nome scheda E-mail non ci sono voci, non ci sono account di posta elettronica configurati nel profilo di Outlook.
Per ulteriori informazioni sull'aggiunta di un account e-mail, vedere l'articolo
“È come in una fiaba di un ragazzo che gridava continuamente “lupi”. Se abusi del segno "urgente", le persone smetteranno di rispondere alle tue e-mail. E per questo una lettera davvero importante può passare inosservata.
familiarità
Sì, il tono della tua email potrebbe riflettere il tuo rapporto con il destinatario. Tuttavia, potresti essere considerato poco professionale se ti permetti di essere troppo informale nella corrispondenza. Non abusare di punti esclamativi, emoticon, testo colorato, caratteri stravaganti o messaggi troppo brevi.
Fai particolare attenzione se devi lavorare con persone di età diverse, con una barriera linguistica, o con chi preferisce una forma di comunicazione più tradizionale.
Tono troppo secco
Allo stesso tempo, non dovresti nemmeno essere un robot. Niente se nelle lettere mostri il tuo carattere o il tuo entusiasmo - entro limiti ragionevoli.
Rispondi a tutti
L'e-mail di lavoro non è per l'intrattenimento, ma per la comunicazione. Quindi, se stai rispondendo a un'e-mail inviata a un gruppo di persone, pensaci due volte prima di premere "rispondi a tutti". Per fare questo, la tua risposta deve essere estremamente importante per tutti.
Invio di copie senza autorizzazione
Condividere le informazioni di altre persone con altri è almeno inaccettabile. Non importa se invii a un cliente una copia di una lettera del tuo capo che gli ha risposto in qualsiasi modo, o includi un dipendente in una corrispondenza personale con un altro. A poche persone potrebbe piacere se invii una copia della lettera senza il loro consenso.
Invio di copie cieche
L'invio di copie cieche genera sfiducia. Se vuoi inviare una lettera a qualcuno e questa persona, in teoria, non dovrebbe partecipare alla corrispondenza di lavoro, copia il testo e invialo come lettera separata.
Oggetto dell'e-mail non definito
Argomenti come "Sono io", "Ciao" o "Per tua informazione" (FYI) semplicemente non attirano l'attenzione. La persona non capirà la posta in gioco e non vorrà rispondere alla lettera. Le lettere di lavoro devono essere chiare e concise. È più probabile che il destinatario apra l'e-mail se capisce cosa vuoi da lui.
Invio di troppe email private
A volte puoi usare battute, storie toccanti e citazioni motivazionali per rallegrare qualcuno. Ma le persone si stancano rapidamente di questo, e non importa con quali intenzioni gli hai scritto. Se invii troppe email private, verranno semplicemente impostate per l'eliminazione automatica.
essere maleducato
Non dovresti inviare lettere piene di veleno, perché le persone te lo ricorderanno a volte. Invece, scrivi una lettera e lasciala per due giorni in Bozze. Quindi puoi tornare ad esso e modificarlo, rimuovendo le punte. In questo modo otterrai ciò che desideri più velocemente. Inoltre, sarai trattato come un professionista molto paziente e premuroso.
indirizzo di posta stupido
Se stai inviando un'e-mail a un cliente, dipendente o potenziale datore di lavoro, non utilizzare un'e-mail con un titolo "non professionale". Se c'è qualcosa nel nome dell'e-mail che afferma di essere spiritoso o contiene sfumature sessuali o volgari (qualcosa del genere), rischi di incastrare l'interlocutore nei tuoi confronti fin dall'inizio. Crea una mail separata per esigenze puramente professionali.
Errori di stampa
Il fatto che un'e-mail sia stata inviata da un iPhone non è una scusa per inviare e-mail sciatte. Se commetti più di un errore in una lettera, potrebbe essere considerato poco professionale. Se questa è una lettera molto importante e hai fretta da qualche parte, prova almeno a controllarla prima di inviarla.
Invio di e-mail al mattino presto
La maggior parte delle persone, quando riceve le lettere, guarda al momento dell'invio. Se la lettera viene inviata troppo presto, potresti essere trattato negativamente. Come minimo, sarai considerato un maniaco del lavoro senza privacy. Peggio, se diventi ossessivo. Se l'ispirazione ti sveglia di notte, scrivi una lettera, salvala in Bozze e inviala durante l'orario di lavoro.
Troppi segni di punteggiatura
Le persone a volte si lasciano trasportare e mettono molti punti esclamativi. Il risultato può sembrare immaturo o troppo emotivo per qualcuno. Non abusare!!!
Caratteri non professionali
Purple Comic Sans ha i suoi usi. Negli affari, è meglio usare caratteri, colori e dimensioni classici. Le tue lettere dovrebbero essere facili da leggere.
In genere viene utilizzata una dimensione del carattere di 10 o 12. I caratteri migliori con cui lavorare sono caratteri di facile lettura come Arial, Calibri o Times New Roman. Il nero è preferito.
lettera troppo lunga
La maggior parte delle persone trascorre secondi a leggere le e-mail, non minuti. Molti in genere scivolano semplicemente attraverso il testo con gli occhi, quindi scrivi lettere in base a questo. Le persone hanno difficoltà a leggere paragrafi di grandi dimensioni: suddividi il testo in blocchi più piccoli. I punti salienti e gli elenchi puntati sono molto più facili da leggere. Puoi anche evidenziare il punto principale in grassetto o corsivo, ma non farlo spesso.
Ha giustamente sottolineato la regolare funzionalità del BP30, che svolge le stesse azioni. Cito da un commento:
Impostazioni personali - Impostazioni e-mail - Invia copie delle e-mail in uscita all'indirizzo.
illustrazione di quanto sopra:
Insomma, ho inventato la ruota. Non è possibile scaricare l'estensione, ma utilizzare la normale funzionalità.
Breve introduzione
Server di posta diversi si comportano in modo diverso rispetto ai messaggi inviati tramite SMTP. Se hai la posta su Gmail, molto probabilmente il problema sopra descritto non ti riguarda. Ho posta su Yandex e, se non viene fatto nulla, dopo aver inviato una lettera da BP 3.0, il fatto stesso di questo invio viene perso senza lasciare traccia. Su Internet ho trovato un suggerimento per inoltrare lettere a me stesso, indicando l'indirizzo nel campo "Ccn" della lettera. Sul lato della tua casella di posta, puoi configurare le regole per l'analisi delle lettere e spostare la lettera che è arrivata da te nella cartella "Inviata".
Si è scoperto che YandexMail trasferisce le lettere nella cartella "Inviati" per impostazione predefinita se l'indirizzo e-mail dell'account si trova nel campo "copia nascosta" della lettera (ovvero la propria e-mail)
Come funziona
Se l'estensione è già installata, invia una lettera alla tua controparte nel modo più consueto, ad esempio dal documento o dal registro dei documenti "Fattura all'acquirente"
Nella forma di invio di una lettera, seleziona la casella "Invia a "Posta inviata" per inoltrare la lettera a te stesso (la casella selezionata verrà ricordata per l'utente corrente)
Sentiti libero di inviare una lettera.
Raggiungerà la controparte.
Indirizzare un'e-mail utilizzando Thunderbird non è un compito difficile, ma ci sono diversi modi per farlo, con alcune differenze rispetto ad altri programmi di posta. Il cambiamento più evidente notato dalle persone che migrano dai prodotti Microsoft è che Thunderbird inserisce un solo destinatario in ciascuna casella di indirizzamento, creando più caselle di indirizzamento quando sono presenti più destinatari. Ciò non pregiudica in alcun modo il modo in cui la posta appare al destinatario; è solo il risultato di una scelta di layout che è stata fatta all'inizio del processo di progettazione di Thunderbird.
Campi indirizzo
A: I destinatari principali di questa email
CC:(Copia carbone) I destinatari secondari di questa e-mail. I destinatari vedranno gli indirizzi email di quelli nel campo A: e CC:
BCC:(Blind Carbon Copy) Agli indirizzi in questo campo verrà inviata la posta, ma i destinatari non sapranno chi era nel campo BCC: ovvero quelli nel campo BCC: riceveranno l'e-mail ma quelli nei campi A: e CC: non saprà chi era nel BCC: campo
Se non è presente alcuna voce nel campo A: ma solo in BCC: la posta verrà inviata a tutti i destinatari BCC e la posta verrà visualizzata ai destinatari come inviata a "destinatari sconosciuti" o dicitura simile da il programma di ricezione della posta elettronica.
Nota speciale per gli utenti di Google
Gli account di posta di Google IMAP rimuoveranno i nomi nell'elenco BCC dalla cartella dei messaggi inviati. Di conseguenza il mittente – cioè tu - non avrai alcuna registrazione di chi è stato inserito in BCC in un'e-mail. Se hai bisogno di un record di chi hai inserito in BCC in un'e-mail, dovrai registrarlo manualmente prima di inviare l'e-mail. Questa è una funzionalità solo di Gmail.
Selezione delle voci dalla tua rubrica
Thunderbird offre un'opzione Scrivi se fai clic con il pulsante destro del mouse su un contatto nell'elenco.
Questo è utile se vuoi inviare solo una mail, ma piuttosto inutile se hai in mente più persone a cui inviare la posta. Esiste tuttavia una combinazione di tasti usata raramente supportata dal sistema operativo che consente di selezionare più voci in un elenco come quello della rubrica:
Tenendo premuto il Ctrlcomando tasto è possibile selezionare più voci, una per clic del mouse. Facendo clic su una voce dell'elenco già selezionata si deseleziona quella voce.
Oltre a questo c'è la possibilità di usare il tasto Maiusc. Tenendo premuto il tasto Maiusc selezionerai tutto nell'elenco tra i clic del mouse.
Usando una combinazione di Maiusc e Ctrlcomando nella stessa azione, cambiando il tasto tenuto premuto nei momenti opportuni, puoi utilizzare in modo molto efficiente il tuo tempo mentre metti a punto l'elenco selezionato.
Selezione delle voci dal riquadro dei contatti
Ogni volta che fai clic su Scrivi, Inoltra o Rispondi, Thunderbird apre una finestra di composizione. Una delle caratteristiche della finestra di composizione è che contiene un riquadro della barra laterale Contatti da cui puoi vedere tutte le voci nella tua rubrica. Questo riquadro può essere attivato e disattivato utilizzando il tasto F9 o dal menu Visualizza nella finestra di composizione.
È possibile selezionare le voci da questo riquadro semplicemente facendo doppio clic o utilizzando i pulsanti nella parte inferiore del riquadro
oppure facendo clic con il tasto destro del mouse sulle voci selezionate con il mouse o con i tasti Ctrl e Maiusc e selezionando una destinazione dal menu.
Dopo aver selezionato l'opzione di aggiunta, gli indirizzi verranno aggiunti all'elenco dei destinatari nella parte superiore della posta, una riga per destinatario.
Puoi anche trascinare e rilasciare singoli Contatti o selezioni multiple di Contatti dalla barra laterale in una qualsiasi delle caselle di indirizzamento. A differenza degli altri metodi qui descritti, questo inserirà più contatti in un'unica casella di indirizzamento, ma si noti che i contatti verranno analizzati nel formato una riga per destinatario se si digita Invio nella casella di indirizzamento.
Negli ultimi decenni, la corrispondenza commerciale via e-mail ha guadagnato un'immensa popolarità ed è diventata uno dei principali mezzi di comunicazione aziendale. Oggi è difficile trovare una persona che non utilizzi la posta elettronica nella pratica delle comunicazioni interpersonali. Nonostante questo, in tanti oggi si pongono la domanda: perché tutte le regole siano seguite? Come creare una buona impressione del mittente con l'aiuto di una lettera competente?
Questo articolo descrive le regole della corrispondenza e-mail aziendale e i suggerimenti pratici presentati nell'articolo ti aiuteranno a imparare la corretta comunicazione aziendale durante la composizione di e-mail.
Molte persone iniziano la loro giornata lavorativa controllando la loro casella di posta per nuovi messaggi. Ma, purtroppo, nonostante la prevalenza di questo metodo di scambio di informazioni, molti non sanno usare correttamente il linguaggio della corrispondenza commerciale, prendendo le email per un mezzo di comunicazione informale.
Grazie alla velocità di consegna, semplifica lo scambio di importanti documenti ufficiali, moduli, domande, ma anche qui le persone commettono errori nell'invio di lettere. Accade spesso che durante la composizione di un'e-mail durante lo scambio di file, per qualche motivo, i destinatari non compongano saggi di copertina e non inseriscano argomenti, il che può complicare il lavoro dei destinatari. Lo scopo di questo articolo è rispondere alla domanda: come inviare una e-mail e seguire tutte le regole della comunicazione scritta aziendale via e-mail?
Quando si compongono le email, è necessario compilare tutti i campi forniti
Le regole di corrispondenza e-mail aziendale obbligano il mittente della lettera a compilare tutti i campi forniti nell'e-mail, come l'indirizzo e il nome del destinatario e del mittente della lettera. Assicurati di descrivere l'argomento, che descrive brevemente l'essenza della lettera inviata. Molto spesso, il destino della lettera inviata e la velocità di risoluzione del problema in essa esposto dipendono dall'argomento correttamente descritto. Un'e-mail aziendale dovrebbe iniziare con un saluto: questo semplice atto di rispetto per il destinatario è molto importante nella corrispondenza. Dopo il saluto, dovrebbe seguire un testo, chiamato "corpo della lettera", e alla fine viene lasciata una firma, ad esempio "Con rispetto, Brisov Petr Ivanovich".
Saluti nella corrispondenza commerciale
A questo punto vale la pena focalizzare ulteriormente la propria attenzione, poiché il gesto di rispetto è molto importante in ogni aspetto della comunicazione aziendale. La frase di saluto ottimale è "Buon pomeriggio" o "Ciao". Lo svolgimento della corrispondenza commerciale tramite e-mail limita il mittente dall'utilizzare le frasi "Buonasera" o "Buongiorno", poiché il destinatario può leggere la lettera molto più tardi di riceverla. Inoltre, non è corretto usare espressioni colloquiali usate nel saluto nel saluto.
Dopo una parola o una frase di saluto, dovresti rivolgerti al destinatario per nome e patronimico, e se il nome è sconosciuto al mittente, questo momento può essere saltato. Successivamente, puoi procedere alla presentazione dello scopo della lettera.
Allegati nella corrispondenza e-mail aziendale
Se lo scopo principale della lettera non è solo una narrazione scritta e una presentazione dell'essenza del problema, ma anche l'invio di un file, è meglio allegare in primo luogo l'oggetto inoltrato. Accade spesso che molti mittenti, a causa della disattenzione, dopo aver affermato l'essenza del problema nel testo della lettera, dimentichino di allegare l'allegato necessario. Tale negligenza può influire negativamente sulla reputazione commerciale del mittente di una lettera commerciale.
L'indirizzo email deve essere riconoscibile e conciso.
Le regole della corrispondenza e-mail commerciale obbligano il mittente ad avere un nome elettronico riconoscibile, che deve contenere informazioni veritiere sul nome del mittente. Le lettere e gli appelli ufficiali sembrano molto concisi e stupidi quando nell'indirizzo e-mail sono indicate espressioni o parole informali, ad esempio l'indirizzo e-mail "limon_petya". Sembra molto poco dignitoso per un adulto. Per la corrispondenza commerciale, è meglio creare un'e-mail separata e seguire l'etichetta della corrispondenza e-mail aziendale.
Utilizzo della funzione di risposta rapida (risposta) per rispondere alle e-mail ricevute in precedenza
La funzione Reply o Response (abbreviata in Re:) aiuta l'utente a rispondere rapidamente ai messaggi inviati in precedenza dal mittente. Questa funzione ha anche la capacità universale di leggere la corrispondenza precedente con l'interlocutore su un determinato argomento. Ma le regole della corrispondenza e-mail commerciale obbligano il mittente a rinominare l'oggetto di una lettera commerciale se l'essenza della discussione viene modificata durante la corrispondenza.
Prima di inviare una lettera commerciale, rileggere eventuali errori di ortografia e punteggiatura.
L'e-mail semplifica lo scambio di informazioni, ma nella corrispondenza commerciale non dovresti trascurare le regole della lingua russa, poiché un errore commesso con noncuranza può influire sull'autorità del mittente. Prima di inviare una lettera, dovresti rivedere più volte il testo e controllarlo attentamente per errori di ortografia e punteggiatura. Molti client di posta elettronica dispongono di un correttore ortografico, quindi presta attenzione alle parole sottolineate in rosso. In caso di dubbi sull'ortografia corretta, è necessario cercare aiuto su Internet o controllare l'ortografia utilizzando un dizionario ortografico.
Il campo dell'indirizzo deve essere compilato per ultimo.
Per evitare l'invio di lettere incomplete o non modificate, l'indirizzo del destinatario di una lettera commerciale deve essere inserito all'ultimo momento prima dell'invio. Questa regola è inclusa anche nelle basi della corrispondenza e-mail aziendale. Succede che quando si compila il campo del destinatario, l'e-mail può offrire un elenco di destinatari precedentemente utilizzati, qui dovresti anche concentrare la tua attenzione per non inviare erroneamente una lettera commerciale compilata a un destinatario di terze parti.
Strutturare una lettera commerciale
Le regole di strutturazione del testo si applicano non solo ai supporti cartacei, ma anche alle regole della corrispondenza commerciale via e-mail. Non è sempre conveniente per il destinatario leggere grandi volumi di messaggi di testo sullo schermo del monitor. Per semplificare questo punto, dovresti suddividere il testo in piccoli paragrafi logicamente formati ed evitare frasi complicate nella scrittura del testo delle lettere commerciali. La lunghezza ottimale di una frase in una lettera commerciale non deve superare le quindici parole.
L'essenza di una lettera commerciale dovrebbe essere dichiarata nel merito
Oltre all'oggetto specificato della lettera commerciale, il destinatario dovrebbe essere interessato anche a una prima e una seconda frase del corpo del testo chiaramente articolate. Il compito del mittente è indicare all'inizio della lettera l'essenza del problema o della questione su cui si rivolge al destinatario. La prima frase deve indicare lo scopo per il quale viene inviata la lettera commerciale. Esempio: “La informiamo che stanno per scadere i termini dell'obbligo di cui al contratto n. 45 del 02.01.2017 “Sulla fornitura di materiali sfusi”. Per prolungare il contratto, è necessario presentare un nuovo pacchetto di documenti. Grazie allo scopo designato, il destinatario ha l'opportunità di approfondire l'idea principale di una lettera commerciale. Se il testo della lettera è troppo grande, è meglio utilizzare la funzione di allegare un oggetto come allegato sotto forma di documento di testo, ma allo stesso tempo è necessario lasciare una copertina nel campo di testo che illumina la lettera commerciale. Esempio: "Ti stiamo inviando una copia elettronica della lettera di Mak-Stroy LLC per la revisione. Vi preghiamo di informarci della vostra decisione in merito alla proroga del Contratto n. 45 del 2 gennaio 2017 “Sulla fornitura di materiali sfusi” fino al termine indicato nella lettera.
Ogni email aziendale deve ricevere una risposta.
Ci sono esempi negativi di corrispondenza commerciale quando il destinatario ignora la lettera commerciale per qualche motivo. A volte possono infatti verificarsi casi in cui non è possibile fornire una risposta a causa di determinate situazioni, ad esempio, il termine per la risoluzione di un problema può richiedere diversi giorni o il destinatario è in pensiero e non può rispondere immediatamente alla domanda posta. In questo caso, dovrebbe essere fornito un breve commento su questo argomento, ad esempio "Ciao, Petr Ivanovich. Ho ricevuto la tua lettera, ma oggi trovo difficile rispondere, poiché devo consultarmi con la direzione superiore. Riferirò il tuo problema al CEO della nostra azienda e darò una risposta ufficiale entro la fine della settimana. Cordiali saluti, Direttore vendite Belov Ivan Gennadievich.
Vale la pena ricordare che se la risposta non è stata data entro tre giorni lavorativi, il silenzio del destinatario di una lettera commerciale può essere valutato come ignoranza e rifiuto di comunicare con il mittente.
Quando scrivi lettere di risposta, dovresti rispondere a tutte le domande poste.
Se la lettera inviata al destinatario è di natura interrogativa, durante la composizione della lettera, le risposte alle domande dovrebbero essere fornite nell'ordine presente nel testo ricevuto della lettera commerciale. Se sono state poste domande, il mittente spera di ricevere risposte concrete. Quando componi una lettera, le risposte non devono essere numerate, devi solo esprimere il pensiero in ordine. Per rispondere a tutte le domande poste, devi prima rileggere più volte la lettera commerciale ricevuta e, se ci sono troppe domande, è meglio scriverle separatamente per non perdere. Se è impossibile rispondere ad alcune delle domande poste, vale la pena indicare che al momento, per qualche motivo, non è possibile dare una risposta.
Non abusare di abbreviazioni, design emotivo e lettere maiuscole
Ci sono esempi negativi di corrispondenza commerciale quando i mittenti la diluiscono usando segni informali sotto forma di emoticon. Il loro uso è popolare quando si comunica sui social network, tuttavia, le regole della corrispondenza commerciale non accolgono tali manifestazioni di emozioni, poiché il destinatario potrebbe non conoscerne il vero significato e prenderle per un insieme incomprensibile di errori di punteggiatura.
Vale anche la pena rifiutarsi di scrivere il testo in maiuscolo. Su Internet, un insieme di parole scritte in maiuscolo è chiamato "frasi urlanti" e più spesso tali frasi hanno una connotazione negativa. Il destinatario, durante la lettura di un'e-mail aziendale, può considerare negativamente tale font, il che influirà negativamente sulla percezione del significato. Se in una lettera commerciale è necessario sottolineare l'importanza di qualsiasi momento, è meglio usare delle frasi introduttive, ad esempio: “Tieni presente che è necessario fornire un pacco di documenti per prolungare il contratto entro e non oltre il 02/10/ 2017” o “Si prega di notare che i documenti per la proroga del contratto devono essere presentati entro il 10 febbraio 2017.
Non inviare informazioni sensibili tramite e-mail
Per trasferire informazioni personali o riservate, è meglio rifiutare le caselle di posta elettronica, poiché esiste la minaccia di intercettazione di informazioni da parte di aggressori per i propri scopi egoistici. Tali informazioni possono includere: numeri di telefono, password di carte bancarie, conti bancari personali, ecc. È importante ricordare che le informazioni sono archiviate sul server dell'agente di posta e, in caso di hacking, possono essere rubate.
La firma del mittente deve essere alla fine della lettera.
Come accennato in precedenza, ogni email inviata deve contenere una firma specifica. Spesso gli sviluppatori di caselle di posta introducono la funzione di un blocco della firma, in cui è possibile inserire i dati sulla posizione, il nome e il numero di telefono di contatto. Successivamente, questo blocco verrà visualizzato automaticamente alla fine di ogni lettera, il che faciliterà la digitazione. È importante scrivere correttamente una firma in modo che il destinatario abbia l'opportunità di rivolgersi correttamente al mittente quando risponde alla lettera. Un esempio di firma potrebbe essere il seguente: "Con rispetto, Nikolay Aleksandrovich Petrov, +79810000000".
Traendo conclusioni, si può notare che per capire come condurre la corrispondenza commerciale via e-mail, non è necessario padroneggiare nozioni di base aggiuntive e complesse. Basta aderire alle regole elementari dell'etichetta e osservare le norme della lingua russa.
